作者簡介

江金波，理學博士，教授。教育部旅游管理類專業教學指導委員會委員。華南理工大學經濟與貿易學院副院長，旅游與酒店管理學院副院長。兼任廣東省、廣州市等省市人民政府專家智囊、廣東省民俗文化研究會副會長、廣東省城市管理研究會理事等職。主要研究方向為旅游目的地發展規劃、度假地開發與管理、會展旅游、文化景觀等。

   一、會展項目控制的過程

   會展項目的控制過程，是對會展項目全過程的整體調控過程，重點是與計劃執行相配合，監控計劃執行的異動并提出改善策略的過程。控制過程的目標就是通過測量會展項目的實際進程，并將之與計劃進程比較，發現項目進展問題，及時采取措施使得項目回到正常軌道的監控過程。可見，對會展項目的有效控制，關鍵是定期及時測量會展項目的實際進程。會展項目控制的4個子過程如下。

   1.確定固定的績效報告期

   報告期的長短依項目工期的長短和項目的復雜程度決定。多以周或者月為報告期。每個報告期，需要收集的信息主要是實際績效和項目相關要素的變更信息，如人事變動、進度、預算、質量甚至自然災害等信息；

   2.收集和公布績效報告

   包括項目進展現狀、數據測試、未來預測等；如會展客戶預訂數量、管理信息系統運作數據測試、根據現有訂單，預測展覽項目的收益等。

   3.將現實績效與計劃要求進行比對

   得出現實進展與計劃進度的差距，包括范圍、質量、進度、成本等方面的差距；例如會展項目的預算是否超支？進度是否滯后？等等。

   4.采取措施調控項目

   權衡項目的各種要素，采取有針對性的措施，防止項目進一步偏離軌道，并朝預期目標邁進。需要特別強調的是，進度、質量和成本的權衡十分重要。因為，控制虛高的成本，就意味著降低原材料的質量，但也可能帶來會展項目質量降低；控制（縮減）工期，可能需要投入更多的資源而虛高成本，或者縮減工作范圍，但這樣很可能無法滿足客戶的技術要求。

   二、會展項目控制的類型

   會展項目的控制是特殊的管理藝術，具有多種形式和類型，適合不同場所和不同項目使用，實際使用中，應各取所長，充分發揮它們的綜合調控作業。

   1.按照其內容：分為質量控制、成本控制、進度控制、風險控制等

   質量控制是確保項目質量目標的有效控制；成本控制就是為實現成本目標而實施的一系列控制；進度控制則是為實現進度目標進行的控制；風險（安全）控制則是最大限度降低會展項目風險的一系列控制。各個控制內容之間存在對立統一的關系[1]。例如最佳風險控制可能帶給項目高質量，但同時可能提高成本費用。

   2.按照其規范性：分為正規控制和非正規控制

   常規控制是通過進度匯報、進度檢查或項目進展報告進行，是正規場合的集體性控制行為。一般利用項目班子建立的管理系統進行，如會展管理信息系統、變更控制系統、工作核準系統等。

非常規控制是通過項目經理走動到管理現場，與相關部門人員了解情況、交流信息而發現問題。進而實施對項目的控制行為。對比常規控制的系統性、集體性、標準化，非常規控制則顯示其靈活性、速效性、專權化等特點。

   3.按照控制方式：分為預防性控制和更正性控制

   預防性控制就是防患于未然的控制措施，是通過深刻地理解會展項目各項活動，預見可能發生問題，制定出相應的措施，以預防項目出現偏差的事前管理模式，也稱為主動控制。制定規章制度、工作程序、團隊成員培訓等都屬于預防性控制。

   更正性控制是更為廣泛使用的控制管理模式，是指執行會展項目過程中，通過發現問題進而采取措施、糾正偏差的控制過程。誠如前述，更正性控制往往借助信息反饋來實現，其關鍵是信息準確、及時、完整地送達到項目經理或其他決策者手中。也稱為被動控制。

   4.按照控制的先后過程：分為預先控制、過程控制和事后控制

   三者是會展項目全程控制的先后為繼的環節。預先控制是在會展項目活動開始階段時進行，通過同類項目經驗的充分借鑒，規避不合理的項目開支，保證會展項目的投入滿足規定的要求。過程控制就是一般而言的常規控制，通過會展項目計劃執行過的階段式檢查指導，獲取與計劃目標的比對信息，而達到項目的控制目標，一般在現場進行。但由于會展項目現場分散，時間長、空間大，如何做到時空的優化調控，是對項目經理智慧的極大考驗。事后控制在會展項目活動階段結束或臨近結束時進行。事后控制，往往無法彌補項目偏差帶來的損失，于事無補，因此，會展項目控制一般不宜采取事后控制。

   5.按照控制的指向：分為直接控制和間接控制

   項目經理直接對會展項目進行的“一竿子”控制屬于直接控制，相反為間接控制。直接控制著眼于產生偏差的根源，而間接控制則著眼于偏差本身。間接控制不直接對會展項目活動而是對項目班子成員進行控制，具體的會展項目活動由項目班子成員去控制。在實踐中，應該根據會展項目的不同階段、偏差程度及性質等決定采取直接控制還是間接控制。會展項目的執行前期、偏差較小或者偏差不至于影響全局時，一般需要采取間接控制，相反采取直接控制。

[1]張家春.項目計劃與控制[M].上海:上海交通大學出版社,2010:13.

（文章來源：會展學研究  作者：江金波）

《會展項目管理：理論、方法與實踐》簡介

本書以現代項目管理原理為指導，重點介紹會展項目基本知識、理論與方法，突出我國會展項目管理的焦點與熱點問題。深入闡釋會展項目的識別和啟動、組織管理、計劃、實施與控制、籌資與成本管理、溝通與沖突管理、現場管理、管理創新、風險管理以及評估等。本書摒棄了傳統會展項目教材對于一般項目管理的知識與理論的簡單嫁接做法，凸顯會展產業的特性及其項目管理的個性，理論性系統性強、會展色彩突出，強調對會展項目自身規律的把握，通過150余幀圖表以及大量的數據和豐富案例，充分吸納最新研究成果和最新素材，博采眾長，強化項目及其管理在會展產業發展的重要性認識，立體展示會展項目管理過程及其涵蓋的知識領域，使讀者全面掌握會展項目管理基本理論與方法，培養對會展項目管理有效控制和科學評估等能力。

本書立足中國會展業的現實，并借鑒西方現代化項目管理的理論體系，既具有國際視野，又吻合我國會展行業實際的需要，以期指導我國會展項目的科學發展及其管理實踐。適合本科會展經濟與管理專業、旅游管理專業等的教學需要，同時兼顧會展行業與旅游行業培訓的實際需要以及作為會展行業管理、會展公司項目發展的實用案頭參考書。